صاحب كالا مي تواند به راحتي در سامانه ثبت نام كند. براي تاييد شماره تلفن همراه صاحب كالا براي شماره وي از طريق مركز پيام كوتاه اس ام اس ارسال مي شود. محدوديتي براي نام كاربري صاحب كالا در نظر گرفته نمي شود. صاحب كالا مي تواند حقيقي، حقوقي، شركت حمل و نقل همكار و يا بازارياب باشد . نوع صاحب كالا در هنگام ثبت نام مشخص مي شود و متناسب با نوع فيلد هاي مشخصي را تكميل مي كنند. صاحب كالا مي تواند شخصيت حقيقي يا حقوقي باشد. در صورت حقوقي بودن شناسه ملي براي او ثبت مي شود و در صورت حقيقي بودن شماره ملي اين فيلدها اجباري هستند. براي ثبت نام صاحب كالا در گوشي يك شماره موبايل دريافت مي شود و كد فعال سازي براي آن شماره ارسال مي شود و به اين ترتيب صاحب كالا تاييد مي شود و نيازي به تاييد اپراتور براي ثبت كالا نخواهد داشت. برخلاف اپليكيشن سفیران كه صرفا از روي گوشي يا تبلت با سيم كارت اصلي قابل دسترسي است، صاحب كالا مي تواند از طريق اپليكيشن نصب شده بر روي هر گوشي هوشمند با سيستم عامل پشتيباني شده با استفاده از شناسه و رمز عبور خود از سيستم استفاده نمايد. براي هر صاحب كالا در هنگام ثبت نام يك كد اشتراك ايجاد مي شود كه اين كدها به صورت سريال افزايش مي يابد. امكان فعالسازي يا غير فعال كردن شناسه صاحب كالا توسط اپراتور با سطح دسترسي مناسب فراهم خواهد شد.
ثبت بار توسط صاحب كالا و از روي سامانه در اپليكيشن صاحب بار انجام مي شود. يادآور مي شود پس از اعلام بار توسط صاحب كالا، همواره نياز به كار اپراتور براي تعيين نوع وسيله حمل و محاسبه هزينه وجود دارد. ممكن است فردي بخواهد هر هفته بار مشخصي را از مبدأ ثابت به مقصد ثابتي حمل كند، براي جلوگيري از ثبت مجدد تمامي اطلاعات و طي تمامي مراحل ذكر شده، امكان تكرار ثبت كالا از روي ثبت هاي گذشته براي صاحب كالا وجود دارد. در اين صورت فيلد هزينه حمل از ثبت قبلي پر مي شود ولي بازهم اين درخواست بايد توسط اپراتور تكميل و تاييد شود.
ابتدا مشخصات كلي بار با مواردي نظير نوع بار، ابعاد بار، ارزش محموله و ... ثبت مي شود. فرم ثبت كالا براي همه (حقيقي، حقوقي، شركت حمل و نقل همكار، بازارياب) يكسان است. كل بار هاي اعلام شده در سيستم در 2 دسته قابل تقسيم است: - بار اعلام شده توسط صاحب كالا را خود سوربن بر مي دارد و توسط خود شركت باربري سوربن بارنامه مي شود. در اين نوع سفارش حمل، معمولا سفارش دهنده فردي معمولي است و اصولاً اطلاعي از نوع وسيله حمل و نقل نداشته باشد و مشخص كردن آن به عهده اپراتور سيستم است ولي ذكر چند مورد زير كاملاً اجباري است. • مبدا • مقصد • زمان بارگیری • عنوان بار • نوع بسته بندی • تناژ بار • نوع ناوگان • نوع بارگیر • ارزش با - بار اعلام شده توسط صاحب كالا قابل بارنامه شدن توسط خود سوربن نیست. سيستم براي آن سفیر پيدا مي كند و سفیر نزديكترین باربري یا به صورت الکتریکی بارنامه مي گيرد.
در فرايند ثبت كالا يك مبدا و يك مقصد ثبت مي شود، محل دقيق روي نقشه تعيين مي شود. مبدا محل بارگيري را مشخص میکند و مقصد محل تخلیه را مشخص میکند.نقشه متناسب با انتخاب شهر باز مي شود و نقشه در محل شهر انتخابي فوكوس است پس كاربر مي تواند محل دقيق را روي نقشه انتخاب كند.
زمان مورد نياز براي بارگيري و تخليه بار توسط صاحب بار مشخص مي شود. اين زمان ها مي توانند دقيق و يا به صورت بازه زماني ثبت شوند
كاربر مي تواند نوع وسيله نقليه مورد نياز را از فهرست تعبيه شده در سامانه به همراه مشخصات بسته بندي بار نظير پالت، كارتن، كيسه و ... مشخص كند. با توجه به تجربيات پرشيا شبكه امكان دسترسي به اطلاعات انواع بارگير و انواع بسته بندي و به روز رساني آنها مطابق با حواله و بارنامه الكترونيكي وجود دارد
کاربر می تواند عنوان بار را انتخاب یا وارد کند و همچنین وزن بار انتخاب یا وارد کند
ثبت سفارش حمل بار با پیش نمایش ثبت مشخصات وارد شده و در صورت تایید کاربر ثبت می شود
پس از نهايي شدن ثبت سفارش توسط صاحب كالا، اين سفارش توسط اپراتور بررسي مي شود. سفارش ثبت شده در سيستم در اين مرحله قابل ارائه به سفیران نمي باشد و مي بايست ابتدا توسط اپراتور سيستم مورد باز بيني قرار گيرد در اين مرحله اپراتور باتوجه به موارد موثر در هزينه هاي حمل نقل (مانند شرايط جوي، ترافيك جاده ها، تعطيلات، قيمت گازوئيل و ...) و نيز هزينه بيمه كالا (داراي فرمولي ثابت با توجه به ارزش پولي كالا) هزينه حمل و نقل را مشخص مي كند. در مرحله بعد براي سفیر اي كه سفارش را تأييد كند مي بايست بارنامه صادر شود. بر اساس موارد فوق اطلاعات زير در اين مرحله توسط اپراتور در سيستم ثبت مي كردد: • هزينه نهايي حمل • شيوه پرداخت (نقدي / پس از رسيد) • امكان صدور بارنامه توسط سوربن و يا مشخص كردن شركت باربري مجاز براي صدور بارنامه • تعيين مبالغ كميسيون در واقع هر سفارش حمل بار، بعد از ثبت كالا، توسط اپراتور قبل از نمايش به سفیر تكميل و تاييد مي شود و در صورت لزوم قيمت حمل و نوع ماشين و ... ويرايش مي شوند و بعد به سفیران نشان داده مي شود. در اين مرحله مبلغ پيشنهادي صاحب كالا و نحوه تسويه حساب مورد بررسي قرار مي كيرد و اپراتور در صورت لزوم تغييرات مورد نياز را در اين موارد ثبت مي كند. اپراتور مشخصات بار اعلامي را مشاهده مي كند، سپس با صاحب بار تماس مي گيرد و در مورد نرخ اعلام شده در مورد صاحب بار به توافق مي رسند. تعيين نهايي ساعت و زمان بارگيري و تخليه خصوصا براي محدوده هاي كاميون ممنوع توسط اپراتور صورت مي گيرد. در صورت فراهم بودن شرايط متعدد مورد نياز براي صدور بارنامه توسط سوربن ترابر، بعد از قبول از طرف سفیر و تاييده گرفتن اپراتور از سفیر بارنامه صادر مي شود. فرايند صدور بارنامه در اين نرم افزار لحاظ نمي شود. سهم سيستم از هزينه حمل بار و ساير رديف هاي مالي توسط اپراتور و بر اساس توافق انجام شده در سامانه ثبت مي شود و در صورت نقدي بودن شيوه پرداخت، براي انجام فرايند پرداخت به صاحب كالا ارجاع داده مي شود. كنسلي بار از طرف سفیر بايد به همراه توضيحات باشد. ضمن اينكه كنسل شدن بار از طرف سفیر به تاييد اپراتور احتياج دارد
